Организация предоставления информации по документам архивных фондов городского округа город Выкса Нижегородской области

Категории получателей
Юридические лица
Формы обращения
Лично; Через законного представителя; Почтой; На WEB сайте
Пошаговые инструкции (Организация предоставления информации по документам архивных фондов городского округа город Выкса Нижегородской области)
приём, первичная проверка и регистрация запросов (заявлений), передача их на исполнение;

Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации документов является письменное обращение заявителя (представителя заявителя) в сектор посредством:
-личного обращения заявителя (представителя заявителя) с запросом и документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги;
- почтового отправления запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- направления запроса и документов по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, включая информационный портал государственных и муниципальных услуг, электронной почте в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.
При поступлении запроса работник, ответственный за прием и регистрацию документов заявителя (представителя заявителя):
- устанавливает предмет обращения заявителя (представителя заявителя);
- проверяет предоставленные документов на предмет их соответствия требованиям, предъявляемым к представляемым документам, установленным настоящим административным регламентом.
В случае установления оснований для отказа в приеме документов, работник, ответственный за прием и регистрацию документов:
- прекращает процедуру приема документов;
- оформляет уведомление об отказе в приеме документов с указанием причин отказа;
- вручает или направляет (в зависимости от способа подачи документов) уведомление и предоставленные документы заявителю (представителю заявителя).
В случае соответствия предоставленных документов установленным в настоящем регламенте требованиям, работник:
- производит копирование документов (если заявителем не предоставлены копии документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги),
- при отсутствии у заявителя заполненного запроса или неправильном его заполнении, помогает заявителю (представителю заявителя) заполнить запрос или заполняет его самостоятельно и представляет на подпись заявителю (представителю заявителя);
- регистрирует поступление запроса в журнале регистрации заявлений.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более одного рабочего дня.
направление непрофильных запросов на исполнение в архивы по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7 дней со дня регистрации направляет непрофильные запросы со своим письмом по принадлежности:
 в государственные или муниципальные архивы;
 в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
При необходимости Отдел направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, Отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя
оформление копии архивных документов

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия».
Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями изложенными, в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного их них оговаривается в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Администрации Кулебакского района.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначается многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов хранения архивного документа.
выдача ответа

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются в комитет по делам архивов Нижегородской области в установленном порядке.
Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается в журнале.
Оплата
Предоставляется бесплатно
Срок выполнения
  до 30 дней со дня регистрации
Формы ответа
Лично — до 30 дней; Через законного представителя; Почтой; На WEB сайте
© 2007-2017
Правительство
Нижегородской области
Яндекс.Метрика
Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl-Enter!
Интернет-портал государственных и муниципальных услуг Нижегородской области
Интернет-портал
государственных
и муниципальных услуг
Нижегородской области
23.02.2017
23:57:00
Навигатор
Нижегородская область