Организация предоставления информации по документам архивных фондов Вачского муниципального района Нижегородской области

Категории получателей
Юридические лица

Заявителями (получателями) муниципальной услуги являются - юридические лица.
Формы обращения
Лично; По телефону; По e-mail
Пошаговые инструкции (Организация предоставления информации по документам архивных фондов Вачского муниципального района Нижегородской области)
Прием и регистрация заявления

Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации заявления является поступление в Сектор заявления.

Сектор рассматривает заявления, поступившие при личном обращении, по почте, факсу (83173) 6-16-17, электронной почте official@adm.vch.nnov.ru, через интернет-сайт Вачского муниципального района Нижегородской области: www.vacha-nnov.ru., через Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области  http://gu.nnov.ru/.

Прием заявления от заявителя (представителя заявителя) при личном обращении осуществляется специалистом Сектора, который принимает заявление с документами, перечисленными  в пункте 2.6.1 настоящего Административного регламента.

Если необходимо представление информации об иных лицах, не являющихся заявителем, заявитель дополнительно представляет доверенность, заверенную в установленном порядке и подтверждающую наличие согласия указанных лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочие заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию. Доверенность может быть представлена, в том числе в форме электронного документа. Действие настоящей части не распространяется на лиц, признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Для обработки Сектором персональных данных в целях предоставления персональных данных заявителя в орган, предоставляющий государственную или муниципальную услугу, либо подведомственную государственному органу или органу местного самоуправления организацию, участвующую в предоставлении государственных или муниципальных услуг не требуется получение согласия заявителя как субъекта персональных данных в соответствии с требованиями статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

При истребовании архивных сведений на умершего родственника заявитель предъявляет документы, подтверждающие степень родства (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о признании отцовства, судебные решения о признании факта родства).

Заявления регистрируются в журнале регистрации.

Заявителю выдается расписка в получении заявления и прилагаемых к нему документов с указанием даты их получения.

  Максимальное время прохождения процедуры не должно превышать 20 минут.

Анализ тематики заявлений

Специалист архивного сектора анализирует запрос по тематики с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала. При этом определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в заявлении и необходимой для его исполнения;
- наличие архивных документов, необходимых для исполнения заявления;
- местонахождение, адрес конкретного органа или организации, куда следует направить заявление по принадлежности на исполнение, в случае отсутствия в архивном секторе необходимых документов либо решение содержащееся в заявлении вопросов не входит в компетенцию архивного сектора. 
Направление заявлений на исполнение в организации по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших заявлений, в случае отсутствия на хранении необходимых документов, специалист архивного сектора в течении 5 дней со дня регистрации направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации, в которых может находится необходимая для исполнения заявлений информация.В случае если заявление требует исполнения несколькими организациями и органами, специалист  архивного сектора направляет в их адрес копии заявлений с просьбой о направлении ответа заявителю. Одновременно с направлением заявлений на исполнение в соответствующие органы и организации специалист архивного сектора письменно уведомляет об этом заявителя.
Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

Специалист архивного сектора  при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов. Специалист  архивного сектора в соответствии с архивными шифрами извлекают из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса, что является результатом данного административного действия. По окончании исполнения запроса дела кладутся в строго установленное для них место в архивохранилище.
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.Архивная справка подписывается заместителем главы администрации, управляющей делами и заведующей архивным сектором, заверяется гербовой печатью, на ней проставляются номер и дата составления.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, удостоверяется подписями заместителя главы администрации, управляющей делами и заведующей архивным сектором, заверяется гербовой печатью.В конце архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Архивная копия заверяется заместителем главы администрации, управляющей делами, гербовой печатью.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать документ или справку, ответ заверяется подписью заместителя главы администрации, управляющей делами и заведующей архивным сектором, заверяется гербовой печатью.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
Подготовка и направление ответов авторам заявлений

Подготовка и направление ответов авторам заявлений.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Сектором на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям. 

В орган, предоставляющий государственную или муниципальную услугу, либо подведомственную государственному органу или органу местного самоуправления организацию, участвующую в предоставлении государственных или муниципальных услуг архивная справка, архивная выписка и архивная копия могут быть высланы через Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области http://gu.nnov.ru/.

Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты (при выдаче их на руки или через Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области http://gu.nnov.ru/).

Архивные копии правоустанавливающих документов, архивные выписки из них, архивные справки со сведениями имущественного характера по почте не высылаются.

Оплата
Предоставляется бесплатно
Срок выполнения
Максимальный срок предоставления муниципальной услуги – 30 календарных дней со дня регистрации заявления.
Формы ответа
Лично; По телефону; По e-mail
© 2007-2017
Правительство
Нижегородской области
Яндекс.Метрика
Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl-Enter!
Интернет-портал государственных и муниципальных услуг Нижегородской области
Интернет-портал
государственных
и муниципальных услуг
Нижегородской области
17.10.2017
5:10:45
Навигатор
Нижегородская область