Предоставление информации по документам архивного фонда Вознесенского муниципального района Нижегородской области

Описание услуги

Способы подачи заявки

  • Лично
  • Через законного представителя
  • Почтой
  • На WEB сайте

Способы получения результата

  • Лично
  • Через законного представителя
  • Почтой
  • На WEB сайте

Категории получателей

  • Физические лица
  • Юридические лица

Пошаговые инструкции

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса.

Справочная информация предоставляется специалистами архивного сектора по следующим вопросам:

- о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

- о сроках исполнения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

Анализ тематики поступивших запросов.

Работники архивного сектора осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном секторе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный сектор дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса  с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

 Рассмотрение заявлений и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для начала административного действия по рассмотрению заявлений и принятию решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги является зарегистрированное в архивном секторе заявление с прилагаемыми документами.

Ответственным за исполнение данного административного действия является начальник архивного сектора.

Начальник архивного сектора:

- проводит проверку наличия в заявлении всех сведений, необходимых для исполнения муниципальной услуги;

- направляет заявителю уведомление о принятии решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, с указанием причин отказа;

- направляет на исполнение заявление о предоставлении муниципальной услуги (ведется поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса).

Результатом исполнения административного действия являются подготовленные сотрудником архивного сектора копии архивных документов, либо уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 25 дней.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
Работники архивного сектора в соответствии с архивными индексами берут из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

 Исполнение запросов - подготовка, оформление копий архивных документов, архивных выписок из документов, находящихся на хранении в архивном секторе проекта ответного (сопроводительного) письма.

 Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в архивном секторе. Исполнение запросов производится сотрудниками сектора согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется начальником архивного сектора.

 Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

 Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные индексы и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных индексов и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного сектора.

Архивные справки должны оформляться на бланке архивного сектора. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается управляющим делами администрации и начальником архивного сектора, заверяется печатью  администрации, на ней проставляется номер и дата составления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

 В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный индекс и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью  управляющего делами администрации и начальника архивного сектора и печатью администрации

 На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные индексы и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью управляющим делами администрации. Архивная копия, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью и подписью управляющего делами администрации и начальника архивного сектора администрации Вознесенского муниципального района.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного сектора. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Если в архивном секторе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалисты сектора пересылают запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия, сопроводительное письмо к копиям архивных документов.

Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

Заявитель имеет право подавать документы на бумажном носителе, в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг, по электронной почте, факсимильной связью
Выдача заявителю копий архивных документов, либо подготовка и выдача заявителю уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для начала административного действия по выдаче копий архивных документов, являются подписанное сопроводительное письмо и оформленные должным образом архивные справки, выписки, копии архивных документов.

 Ответ на запрос - архивная справка, архивная выписка, копии архивных документов, выдаются под расписку заявителю, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы юридических лиц могут направляться в организации в письменном виде по почте при условии, что при приеме запроса были предоставлены все необходимые документы по данному вопросу.

 Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

 Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении ответа на запрос - архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов, с указанием даты получения или составления реестра на отправку документов.

Прием, первичная обработка и регистрация запросов.

Основанием для начала административного действия по приему и регистрации заявления от заявителя является письменное обращение заявителя в администрацию района, в архивный сектор, получение заявления по почте в адрес администрации района или архивного сектора либо получение электронной формы заявления через единый интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций).

Заявление о предоставлении копий архивных документов предоставляется заявителем лично либо через его уполномоченного представителя.

- При обращении заявителя или его уполномоченного представителя посредством использования информационно-телекоммуникационных систем - Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций), в том числе Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области за оказанием муниципальной услуги заявитель с использованием системы создания и обработки электронных форм заявлений на оказание (исполнение) государственных (муниципальных) услуг (функций) заполняет электронную форму заявления, сканирует прилагаемые к нему документы (доверенность), прикрепляет его в качестве вложения и направляет в администрацию Вознесенского муниципального района или архивный сектор для предоставления муниципальной услуги.

- При получении документов посредством использования информационно-телекоммуникационных систем (Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций), в том числе Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области) должностное лицо администрации района, являющееся ответственным за прием документов, переводит их на бумажный носитель и направляет их в архивный сектор для регистрации в журнале регистрации заявлений. При этом должностное лицо, ответственное за прием документов, отправляет сообщение заявителю о получении заявления и прилагаемых к нему документов (доверенности).

- При получении документов по почте либо при личном обращении в архивный сектор должностное лицо, ответственное за прием документов, регистрирует их в журнале регистрации заявлений.

- Посредством телефонной, факсимильной либо почтовой связи должностное лицо архивного сектора, ответственное за прием документов, сообщает заявителю либо его уполномоченному представителю о том, что документы для оказания муниципальной услуги получены.

- В течение 1 рабочего дня с момента получения архивным сектором документов назначается должностное лицо, ответственное за рассмотрение документов по выдаче копий архивных документов.

Результатом исполнения административного действия является регистрация заявления в журнале регистрации входящих заявлений архивного сектора.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более трёх дней.

Прием, первичная обработка и регистрация запросов.

Основанием для начала административного действия по приему и регистрации заявления от заявителя является письменное обращение заявителя в администрацию района, в архивный сектор, получение заявления по почте в адрес администрации района или архивного сектора либо получение электронной формы заявления через единый интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций).

Заявление о предоставлении копий архивных документов предоставляется заявителем лично либо через его уполномоченного представителя.

- При обращении заявителя или его уполномоченного представителя посредством использования информационно-телекоммуникационных систем - Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций), в том числе Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области за оказанием муниципальной услуги заявитель с использованием системы создания и обработки электронных форм заявлений на оказание (исполнение) государственных (муниципальных) услуг (функций) заполняет электронную форму заявления, сканирует прилагаемые к нему документы (доверенность), прикрепляет его в качестве вложения и направляет в администрацию Вознесенского муниципального района или архивный сектор для предоставления муниципальной услуги.

- При получении документов посредством использования информационно-телекоммуникационных систем (Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций), в том числе Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области) должностное лицо администрации района, являющееся ответственным за прием документов, переводит их на бумажный носитель и направляет их в архивный сектор для регистрации в журнале регистрации заявлений. При этом должностное лицо, ответственное за прием документов, отправляет сообщение заявителю о получении заявления и прилагаемых к нему документов (доверенности).

- При получении документов по почте либо при личном обращении в архивный сектор должностное лицо, ответственное за прием документов, регистрирует их в журнале регистрации заявлений.

- Посредством телефонной, факсимильной либо почтовой связи должностное лицо архивного сектора, ответственное за прием документов, сообщает заявителю либо его уполномоченному представителю о том, что документы для оказания муниципальной услуги получены.

- В течение 1 рабочего дня с момента получения архивным сектором документов назначается должностное лицо, ответственное за рассмотрение документов по выдаче копий архивных документов.

Результатом исполнения административного действия является регистрация заявления в журнале регистрации входящих заявлений архивного сектора.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более трёх дней.

Анализ тематики поступивших запросов.

Работники архивного сектора осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном секторе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный сектор дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса  с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

 Рассмотрение заявлений и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для начала административного действия по рассмотрению заявлений и принятию решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги является зарегистрированное в архивном секторе заявление с прилагаемыми документами.

Ответственным за исполнение данного административного действия является начальник архивного сектора.

Начальник архивного сектора:

- проводит проверку наличия в заявлении всех сведений, необходимых для исполнения муниципальной услуги;

- направляет заявителю уведомление о принятии решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, с указанием причин отказа;

- направляет на исполнение заявление о предоставлении муниципальной услуги (ведется поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса).

Результатом исполнения административного действия являются подготовленные сотрудником архивного сектора копии архивных документов, либо уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Срок исполнения данного административного действия составляет не более 25 дней.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
Работники архивного сектора в соответствии с архивными индексами берут из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

 Исполнение запросов - подготовка, оформление копий архивных документов, архивных выписок из документов, находящихся на хранении в архивном секторе проекта ответного (сопроводительного) письма.

 Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в архивном секторе. Исполнение запросов производится сотрудниками сектора согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется начальником архивного сектора.

 Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

 Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные индексы и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных индексов и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного сектора.

Архивные справки должны оформляться на бланке архивного сектора. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается управляющим делами администрации и начальником архивного сектора, заверяется печатью  администрации, на ней проставляется номер и дата составления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

 В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный индекс и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью  управляющего делами администрации и начальника архивного сектора и печатью администрации

 На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные индексы и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью управляющим делами администрации. Архивная копия, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью и подписью управляющего делами администрации и начальника архивного сектора администрации Вознесенского муниципального района.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного сектора. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Если в архивном секторе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалисты сектора пересылают запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия, сопроводительное письмо к копиям архивных документов.

Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

Заявитель имеет право подавать документы на бумажном носителе, в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг, по электронной почте, факсимильной связью
Выдача заявителю копий архивных документов, либо подготовка и выдача заявителю уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для начала административного действия по выдаче копий архивных документов, являются подписанное сопроводительное письмо и оформленные должным образом архивные справки, выписки, копии архивных документов.

 Ответ на запрос - архивная справка, архивная выписка, копии архивных документов, выдаются под расписку заявителю, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы юридических лиц могут направляться в организации в письменном виде по почте при условии, что при приеме запроса были предоставлены все необходимые документы по данному вопросу.

 Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

 Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении ответа на запрос - архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов, с указанием даты получения или составления реестра на отправку документов.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса.

Справочная информация предоставляется специалистами архивного сектора по следующим вопросам:

- о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

- о сроках исполнения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

Стоимость и порядок оплаты

Услуга предоставляется бесплатно

Общие сведения

Предоставление муниципальной услуги  осуществляется сектором по архивным вопросам  администрации Вознесенского муниципального района (далее – сектор по архивным вопросам). При предоставлении муниципальной услуги сектор по архивным вопросам администрации Вознесенского муниципального района  взаимодействует с органами местного самоуправления, с государственными  архивами, учреждениями, предприятиями и др.

Круг заявителей.

Заявителями являются юридические и физические лица, заинтересованные в предоставлении муниципальной услуги.

От имени заявителей могут выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.


Основания для оказания услуги

Основанием для начала предоставления услуги является обращение заявителя в сектор по архивным вопросам администрации Вознесенского муниципального района Нижегородской области с заявлением о предоставлении информации по документам архивного фонда Вознесенского муниципального района  Нижегородской области, выраженным в письменной форме (лично, через почтовое отделение, курьером), в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, включая Единый интернет-портал государственных и муниципальных услуг(функций),Единый интернет-портал государственных и муниципальных услуг(функций) Нижегородской области.

Основания для отказа

отсутствие документов в архивном фонде
неудовлетворительное физическое состояние документов
текст не поддается прочтению
запросы, не содержащие фамилии (наименование организации);
заявление о прекращении исполнения запроса

Дополнительная информация

Нормативно-правовые акты

  • Конституция Российской Федерации
    Конституция от 12.12.1993 года №-
  • Об архивном деле в Нижегородской области
    Закон от 22.12.2005 года №209-З
  • Об архивном деле в Российской Федерации
    Федеральный закон от 22.10.2004 года №125-ФЗ
  • Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации
    Федеральный закон от 06.10.2003 года №131-ФЗ
  • Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг
    Федеральный закон от 27.07.2010 года №210-ФЗ

Административный регламент